Vous souhaitez transmettre votre expertise et lancer votre activité de formateur ? Avant toute chose, vous devez obtenir votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA), communément appelé numéro d’agrément. Ce sésame administratif est obligatoire pour exercer légalement en tant qu’organisme de formation et accéder aux financements professionnels. Voici comment procéder, étape par étape.
Les démarches concrètes pour obtenir votre NDA
L’obtention du numéro d’agrément débute par une déclaration auprès des DREETS (Directions Régionales de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités). Cette procédure, entièrement gratuite, nécessite la constitution d’un dossier complet que vous transmettrez via le portail Mon Activité Formation ou par courrier recommandé. Cette démarche vous permettra notamment de proposer des formations éligibles au CPF, un atout majeur pour votre développement commercial.
Le dossier de déclaration : documents obligatoires
Votre dossier doit contenir plusieurs pièces justificatives précises. Assurez-vous de rassembler tous ces éléments avant de soumettre votre demande :
- Formulaire Cerfa n°10782*05 : le document officiel de déclaration d’activité, complété avec soin
- Copie de votre pièce d’identité (recto-verso) en tant que responsable de l’organisme
- Extrait Kbis (moins de 3 mois) pour les structures commerciales ou attestation d’inscription au répertoire SIRENE pour les auto-entrepreneurs
- Justificatif de domiciliation de votre organisme (bail, facture EDF, attestation de domiciliation)
- Premier contrat de formation signé avec un client ou convention de formation, accompagné du programme détaillé
- Copie des diplômes ou certifications attestant de vos compétences dans le domaine enseigné
Le traitement de votre demande
Une fois votre dossier transmis, la DREETS dispose d’un délai de 30 jours pour l’examiner. Si votre déclaration est conforme, vous recevrez votre NDA par courrier officiel. Ce numéro à 11 chiffres sera votre identifiant unique dans le monde de la formation professionnelle. En revanche, si des pièces manquent ou si des informations sont incohérentes, l’administration vous contactera pour régulariser votre situation. Vous disposerez alors d’un délai supplémentaire pour compléter votre dossier.
Qu’est-ce que le Numéro de Déclaration d’Activité exactement ?
Le NDA n’est pas une autorisation d’exercer au sens strict, mais une obligation déclarative légale. Il atteste que vous avez informé l’administration de votre activité de formation professionnelle et que vous vous engagez à respecter la réglementation en vigueur. Contrairement à une idée reçue, il ne s’agit pas d’un agrément qualité : votre NDA peut être attribué sans que vos compétences pédagogiques soient évaluées.
Ce numéro présente néanmoins des avantages considérables. Il vous permet d’apparaître dans les référencements officiels des organismes de formation et constitue un prérequis indispensable pour accéder aux financements OPCO, CPF ou Pôle emploi. Sans lui, vos clients ne pourront pas faire financer leurs formations, ce qui limite drastiquement votre potentiel commercial.
Les obligations après l’obtention du numéro
Obtenir votre NDA n’est que le début de l’aventure. Vous devez ensuite respecter plusieurs obligations légales annuelles pour conserver ce précieux numéro.
Le bilan pédagogique et financier annuel
Chaque année, avant le 30 avril, vous devez transmettre à la DREETS un bilan pédagogique et financier détaillant votre activité de l’année précédente. Ce document récapitule le nombre de stagiaires formés, les heures dispensées, votre chiffre d’affaires formation et vos principaux domaines d’intervention. Même si vous n’avez réalisé aucune formation, vous êtes tenu de déposer un bilan « néant ». L’absence de déclaration pendant deux années consécutives entraîne automatiquement la radiation de votre numéro.
L’affichage réglementaire du NDA
Votre numéro de déclaration doit figurer sur l’ensemble de vos supports commerciaux et administratifs : site internet, plaquettes, devis, conventions de formation, factures. Cette mention obligatoire doit être accompagnée de la formule légale : « Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État ». Cette précision rappelle que le NDA est une déclaration administrative, non une reconnaissance qualité.
Certification Qualiopi : l’étape suivante pour crédibiliser votre activité
Depuis janvier 2022, la certification Qualiopi est devenue incontournable pour tout organisme souhaitant proposer des formations financées par des fonds publics ou mutualisés. Sans elle, impossible d’accéder aux financements CPF, OPCO ou France Travail, ce qui exclut de facto la majorité des clients potentiels.
Cette certification s’obtient après un audit réalisé par un organisme certificateur accrédité. L’auditeur évalue 32 indicateurs répartis en 7 critères qualité, allant de l’information des publics à l’amélioration continue de vos prestations. La préparation demande plusieurs mois de travail : formalisation de vos processus, constitution de preuves documentaires, mise en place d’outils de suivi pédagogique. Le coût varie entre 1 500 et 3 000 euros selon la taille de votre structure et le certificateur choisi.
Anticiper l’audit pour réussir du premier coup
La réussite de l’audit Qualiopi repose sur une préparation méthodique et documentée. Constituez un dossier de preuves solide : programmes de formation détaillés, évaluations des stagiaires, CV des formateurs, veille réglementaire, processus de gestion des réclamations. Chaque indicateur doit être documenté avec des exemples concrets tirés de votre pratique réelle. Nombreux sont les organismes qui échouent à l’audit initial faute d’avoir anticipé ces exigences documentaires.
Les pièges à éviter dans votre démarche
Plusieurs erreurs classiques peuvent retarder ou compromettre l’obtention de votre numéro d’agrément. La plus fréquente consiste à déclarer son activité avant d’avoir signé son premier contrat de formation. L’administration exige une preuve tangible de votre activité : un contrat signé ou une convention conclue. Impossible donc de déclarer votre activité « au cas où » avant d’avoir décroché votre premier client.
Autre écueil courant : la confusion entre numéro SIRET et NDA. Votre SIRET atteste de l’existence juridique de votre entreprise, mais ne vous autorise pas à facturer des prestations de formation. Seul le NDA vous confère cette légitimité. Veillez également à bien renseigner votre code APE lors de la création de votre structure : le code 8559A (Formation continue d’adultes) facilite grandement les démarches administratives ultérieures.
Obtenir votre numéro d’agrément marque le véritable départ de votre aventure entrepreneuriale dans la formation. Cette démarche administrative, bien que parfois perçue comme contraignante, structure votre activité et vous ouvre les portes d’un marché en pleine expansion. Prenez le temps de soigner votre dossier initial et d’anticiper vos obligations futures : votre sérieux administratif sera le reflet de votre professionnalisme pédagogique.
